Regulamin serwisu KSeF.online

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego KSeF.online, dostępnego pod adresem https://ksef.online (dalej: „Serwis"), w tym rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną, warunki świadczenia tych usług, w tym odpłatność, warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną oraz tryb postępowania reklamacyjnego.
2. Niniejszy Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
3. Operatorem Serwisu jest BIURO RACHUNKOWE BILANS PLUS IRENA TARKOWSKA z siedzibą w Poznaniu, os. Piastowskie 20, 61-148 Poznań, wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej prowadzonej przez Ministra Rozwoju i Technologii, NIP: 7821441128, REGON: 301726445 (dalej: „Operator").
4. Kontakt z Operatorem możliwy jest za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: serwis@bilansplus.org.
5. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w Serwisie, przed zawarciem Umowy, w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się Użytkownik, w tym pobranie i zapisanie na urządzeniu.
6. Akceptacja Regulaminu jest dobrowolna, ale niezbędna do utworzenia Konta i korzystania z Serwisu.

§ 2. Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:

1. Serwis — aplikacja internetowa KSeF.online, dostępna pod adresem https://ksef.online, umożliwiająca zarządzanie fakturami elektronicznymi oraz ich przesyłanie do Krajowego Systemu e-Faktur i odbieranie z tego systemu;
2. Operator — podmiot wskazany w § 1 ust. 3;
3. Użytkownik — osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawarła z Operatorem Umowę;
4. Konsument — osoba fizyczna zawierająca Umowę w zakresie niezwiązanym bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową;
5. Przedsiębiorca na prawach konsumenta (PnPK) — osoba fizyczna zawierająca Umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści Umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
6. Konto — indywidualne konto Użytkownika w Serwisie, chronione loginem i hasłem;
7. Umowa — umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną, zawierana pomiędzy Operatorem a Użytkownikiem na zasadach określonych w Regulaminie;
8. Faktura — faktura ustrukturyzowana w rozumieniu art. 2 pkt 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
9. KSeF — Krajowy System e-Faktur, system teleinformatyczny, o którym mowa w art. 106nd ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej;
10. Certyfikat KSeF — certyfikat służący uwierzytelnieniu w KSeF, wydawany na zasadach określonych w przepisach dotyczących KSeF;
11. Abonament — odpłatne prawo do korzystania z Serwisu, rozliczane w miesięcznych okresach rozliczeniowych na zasadach określonych w § 6 oraz w Cenniku;
12. Cennik — udostępniana w Serwisie informacja o wysokości opłat za korzystanie z Serwisu oraz o zakresie Abonamentu, w tym o limitach liczby faktur i opłatach dodatkowych;
13. Okres próbny — okres bezpłatnego korzystania z Serwisu po utworzeniu Konta, o którym mowa w § 6 ust. 4.

§ 3. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Serwisu niezbędne są: urządzenie z dostępem do sieci Internet, aktualna wersja przeglądarki internetowej (np. Chrome, Firefox, Edge lub Safari) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies oraz aktywne konto poczty elektronicznej (e-mail).
2. Instalacja Serwisu jako aplikacji progresywnej (PWA) oraz otrzymywanie powiadomień push wymagają urządzenia i przeglądarki obsługujących te technologie oraz wyrażenia odpowiednich zgód na poziomie urządzenia lub przeglądarki.
3. Korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami występującymi w sieci Internet (m.in. złośliwe oprogramowanie, phishing, przejęcie danych logowania). Operator stosuje środki ograniczające te ryzyka, w szczególności szyfrowanie transmisji danych (SSL/TLS), a Użytkownikowi zaleca się stosowanie aktualnego oprogramowania, ochronę danych logowania oraz ostrożność przy korzystaniu z Serwisu na urządzeniach publicznie dostępnych.

§ 4. Zawarcie Umowy i rejestracja Konta

1. Korzystanie z Serwisu wymaga rejestracji i utworzenia Konta.
2. Konto może zostać założone dla przedsiębiorcy posiadającego numer NIP. Rejestracji może dokonać wyłącznie osoba pełnoletnia; osoba dokonująca rejestracji w imieniu Użytkownika oświadcza, że jest uprawniona do jego reprezentacji.
3. Umowa zostaje zawarta z chwilą utworzenia Konta, po wypełnieniu formularza rejestracyjnego i zaakceptowaniu Regulaminu. Umowa jest zawierana na czas nieoznaczony, w języku polskim.
4. Użytkownik zobowiązuje się do podania prawdziwych i aktualnych danych podczas rejestracji oraz do ich niezwłocznej aktualizacji w razie zmiany.
5. Użytkownik jest odpowiedzialny za zachowanie poufności danych logowania do Konta oraz za działania osób, którym umożliwił korzystanie z Konta.
6. Jedno Konto może obsługiwać wiele firm (podmiotów gospodarczych).
7. Serwis jest przeznaczony dla przedsiębiorców, w związku z prowadzoną przez nich działalnością gospodarczą — zarówno dla klientów Operatora jako biura rachunkowego, jak i dla pozostałych Użytkowników korzystających z Serwisu na zasadach Abonamentu.

§ 5. Zakres usług

1. Serwis umożliwia Użytkownikom korzystanie z następujących funkcjonalności:
   1. tworzenie faktur — wystawianie faktur VAT, faktur uproszczonych, faktur korygujących, faktur zaliczkowych, faktur rozliczeniowych oraz korekt faktur zaliczkowych i rozliczeniowych, a także faktur pro forma (niebędących Fakturami i nieprzesyłanych do KSeF), wraz z możliwością przesyłania wizualizacji faktur kontrahentom pocztą elektroniczną;
   2. faktury cykliczne — automatyczne wystawianie faktur według zdefiniowanego przez Użytkownika harmonogramu;
   3. wysyłka i odbiór faktur przez KSeF — przesyłanie Faktur do KSeF oraz ich pobieranie z KSeF, cyklicznie lub na żądanie (w tym faktur kosztowych), z obsługą środowisk: testowego, demonstracyjnego oraz produkcyjnego, a także wystawianie faktur w trybie offline w okresach niedostępności KSeF wraz z ich automatycznym przesłaniem do KSeF po przywróceniu dostępności;
   4. zarządzanie Certyfikatami KSeF — generowanie, przechowywanie i zarządzanie certyfikatami uwierzytelniającymi do KSeF, w tym certyfikatami do pracy w trybie offline;
   5. baza kontrahentów — prowadzenie bazy danych kontrahentów krajowych i zagranicznych, z automatycznym uzupełnianiem danych kontrahenta na podstawie numeru NIP z rejestrów GUS, VIES oraz białej listy podatników VAT;
   6. szablony pozycji fakturowych — tworzenie i zarządzanie szablonami wielokrotnego użytku;
   7. narzędzia pomocnicze — dostęp do kursów walut NBP, danych GUS (REGON), weryfikacji VAT (VIES), białej listy podatników VAT oraz klasyfikacji PKWiU, PKOB i CN;
   8. obsługa wielu firm — zarządzanie wieloma podmiotami gospodarczymi w ramach jednego Konta;
   9. zarządzanie uprawnieniami KSeF — nadawanie i odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF;
   10. powiadomienia — powiadomienia o zdarzeniach w Serwisie i w KSeF, przesyłane pocztą elektroniczną lub w formie powiadomień push;
   11. aplikacja progresywna (PWA) — możliwość instalacji Serwisu jako aplikacji na urządzeniu;
   12. inne funkcjonalności udostępniane w Serwisie i opisane w jego interfejsie.
2. Wyłącznie Użytkownikom, których wiąże z Operatorem umowa o świadczenie usług księgowych (§ 6 ust. 6), Serwis udostępnia dodatkowo następujące funkcjonalności:
   1. rozliczenia — udostępnianie informacji o rozliczeniach podatkowych i składkowych przygotowanych przez Operatora w ramach umowy o świadczenie usług księgowych;
   2. kategorie księgowe — organizacja faktur sprzedażowych oraz kosztowych;
   3. projekty — organizacja faktur w ramach projektów;
   4. źródła dokumentów — przesyłanie dokumentów (np. faktur kosztowych, skanów) na Konto za pośrednictwem autoryzowanych przez Użytkownika źródeł, takich jak adres poczty elektronicznej lub numer w komunikatorze internetowym.
3. Zasady odpłatności za korzystanie z Serwisu określają § 6 oraz Cennik.
4. Zakres funkcjonalności dostępnych dla danego Użytkownika może zależeć od posiadanego Abonamentu, od uprawnień posiadanych w KSeF oraz od tego, czy Użytkownika wiąże z Operatorem umowa o świadczenie usług księgowych (ust. 2).

§ 6. Opłaty i Okres próbny

1. Korzystanie z Serwisu jest odpłatne i wymaga Abonamentu, z zastrzeżeniem bezpłatnego Okresu próbnego (ust. 4) oraz zwolnienia z opłat, o którym mowa w ust. 6.
2. Wysokość opłat oraz zakres Abonamentu określa Cennik. W dniu wejścia w życie Regulaminu opłata abonamentowa wynosi — zależnie od wybranego planu — od 20 zł netto miesięcznie (plan do 100 faktur) do 60 zł netto miesięcznie (plan do 500 faktur), powiększona o podatek VAT według obowiązującej stawki; do limitu wlicza się łącznie faktury wystawione i pobrane, a wolumen powyżej 500 faktur miesięcznie wymaga indywidualnych uzgodnień z Operatorem. Szczegółowe zasady liczenia faktur, zasady wyboru i zmiany planu, zasady korzystania z Serwisu po przekroczeniu limitu oraz ewentualne opłaty dodatkowe określa Cennik.
3. Okres rozliczeniowy wynosi miesiąc i rozpoczyna się z dniem aktywacji Abonamentu. Opłata abonamentowa jest płatna z góry za każdy okres rozliczeniowy. Płatności dokonuje się online w Serwisie, za pośrednictwem zewnętrznego operatora płatności — systemu ING Pay (usługi ING Banku Śląskiego S.A.), umożliwiającego zapłatę m.in. BLIK-iem, kartą płatniczą lub przelewem — albo w inny sposób uzgodniony z Operatorem. Transakcje płatnicze są realizowane z wykorzystaniem linków do płatności: po zainicjowaniu płatności w Serwisie Użytkownik zostaje przekierowany na stronę płatności ING Pay (link do płatności), na której dokonuje zapłaty. Aktywacja lub przedłużenie Abonamentu następuje po potwierdzeniu płatności przez operatora płatności. Fakturę dokumentującą dokonaną płatność Operator wystawia po jej zaksięgowaniu i doręcza pocztą elektroniczną lub udostępnia w Serwisie.
4. Po utworzeniu Konta Użytkownik korzysta z Serwisu w ramach bezpłatnego Okresu próbnego, który wynosi 30 dni od dnia utworzenia Konta; Operator może w indywidualnych przypadkach ustalić dłuższy Okres próbny i potwierdza go Użytkownikowi w Serwisie lub pocztą elektroniczną. Okres próbny kończy się także przed upływem tego terminu z chwilą wykorzystania limitu faktur określonego w Cenniku — w takim przypadku dalsze korzystanie z Serwisu wymaga aktywacji Abonamentu zgodnie z ust. 5. O zbliżającym się zakończeniu Okresu próbnego Operator informuje Użytkownika z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem.
5. Po zakończeniu Okresu próbnego dalsze korzystanie z Serwisu wymaga aktywacji Abonamentu albo zawarcia z Operatorem umowy o świadczenie usług księgowych. W przeciwnym razie Operator może zablokować Konto. Po zablokowaniu Konta Użytkownik może, w terminie 30 dni od dnia zablokowania, zwrócić się do Operatora o umożliwienie pobrania danych zgromadzonych na Koncie, w szczególności Faktur; po bezskutecznym upływie tego terminu Konto zostaje trwale usunięte, a Umowa ulega rozwiązaniu.
6. Użytkownikom, których wiąże z Operatorem umowa o świadczenie usług księgowych, Serwis jest udostępniany bez opłaty abonamentowej przez okres obowiązywania tej umowy (aplikacja w cenie obsługi). Po ustaniu tej umowy stosuje się odpowiednio ust. 5.
7. W przypadku opóźnienia w zapłacie opłat Operator wzywa Użytkownika do zapłaty, wyznaczając dodatkowy termin nie krótszy niż 7 dni. Po jego bezskutecznym upływie Operator może zawiesić świadczenie usług do czasu uregulowania należności, a jeżeli zaległość trwa dłużej niż 30 dni — wypowiedzieć Umowę zgodnie z § 14. Zawieszenie nie pozbawia Użytkownika możliwości pobrania danych zgromadzonych na Koncie.
8. Zmiana Cennika następuje w trybie przewidzianym dla zmiany Regulaminu (§ 15) i nie wpływa na wysokość opłat za okresy rozliczeniowe opłacone przed jej wejściem w życie.

§ 7. Obowiązki Użytkownika

1. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za poprawność danych wprowadzanych do Serwisu, w tym danych na Fakturach, oraz za prawidłowość i zgodność z przepisami prawa wystawianych Faktur.
2. Użytkownik zobowiązuje się do bezpiecznego przechowywania Certyfikatów KSeF oraz nieudostępniania ich osobom nieuprawnionym.
3. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Serwisu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, postanowieniami Regulaminu oraz dobrymi obyczajami.
4. Zakazane jest dostarczanie przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym.
5. Zabrania się korzystania z Serwisu w sposób mogący zakłócić jego funkcjonowanie, w szczególności podejmowania prób nieuprawnionego dostępu do danych innych Użytkowników, obchodzenia zabezpieczeń, automatycznego pobierania danych bez zgody Operatora, a także działań naruszających prawa osób trzecich.

§ 8. Odpowiedzialność Operatora

1. Operator dokłada należytej staranności, aby Serwis działał w sposób ciągły i niezakłócony, nie gwarantuje jednak jego nieprzerwanej dostępności.
2. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z:
   1. przerw w działaniu Serwisu spowodowanych czynnikami niezależnymi od Operatora, w tym awariami infrastruktury technicznej;
   2. nieprawidłowego działania systemów zewnętrznych, w szczególności KSeF, GUS, VIES oraz NBP, a także przerw w ich dostępności;
   3. podania przez Użytkownika nieprawdziwych lub nieprawidłowych danych;
   4. utraty danych wynikającej z działania siły wyższej;
   5. korzystania z Serwisu w sposób sprzeczny z Regulaminem lub przepisami prawa.
3. Operator zastrzega sobie prawo do czasowego wyłączenia Serwisu w celu przeprowadzenia prac konserwacyjnych lub aktualizacji; o planowanych pracach Operator w miarę możliwości informuje z wyprzedzeniem w Serwisie lub pocztą elektroniczną.
4. Serwis jest narzędziem wspierającym wystawianie, przesyłanie i odbieranie Faktur; korzystanie z Serwisu nie stanowi usługi doradztwa podatkowego ani usługowego prowadzenia ksiąg — usługi takie mogą być świadczone przez Operatora wyłącznie na podstawie odrębnych umów.
5. Ograniczenia i wyłączenia odpowiedzialności przewidziane w Regulaminie nie wyłączają ani nie ograniczają odpowiedzialności Operatora za szkodę wyrządzoną umyślnie, a w odniesieniu do Użytkownika będącego Konsumentem lub PnPK stosuje się je wyłącznie w zakresie dopuszczalnym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.

§ 9. Dane osobowe Użytkowników

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników oraz osób działających w ich imieniu jest Operator.
2. Zasady przetwarzania danych osobowych oraz informacje wymagane na podstawie art. 13 i 14 RODO określa Polityka Prywatności dostępna w Serwisie.
3. Zasady wykorzystywania plików cookies określa Polityka Cookies dostępna w Serwisie.

§ 10. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. W zakresie, w jakim Użytkownik wprowadza do Serwisu lub przesyła za jego pośrednictwem dane osobowe osób trzecich — w szczególności dane kontrahentów będących osobami fizycznymi, osób reprezentujących kontrahentów oraz dane zawarte w Fakturach i innych dokumentach — Użytkownik powierza Operatorowi przetwarzanie tych danych na podstawie art. 28 ust. 3 RODO. Niniejszy paragraf stanowi umowę powierzenia zawartą w formie elektronicznej (art. 28 ust. 9 RODO); zawarcie odrębnej umowy powierzenia nie jest wymagane, a treść umowy powierzenia jest stale i nieodpłatnie dostępna w ramach Regulaminu, co umożliwia jej udostępnienie także osobom, których dane dotyczą.
2. Użytkownik występuje jako administrator powierzanych danych albo — jeżeli sam jest podmiotem przetwarzającym — oświadcza, że dysponuje zgodą administratora na dalsze powierzenie; w takim przypadku postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio. Użytkownik oświadcza, że powierzane dane zgromadził zgodnie z prawem i jest uprawniony do ich powierzenia Operatorowi.
3. Powierzenie następuje z chwilą zawarcia Umowy i trwa przez okres jej obowiązywania. Celem przetwarzania jest świadczenie usług określonych w § 5, a charakter przetwarzania obejmuje operacje wykonywane w systemach teleinformatycznych Serwisu, w szczególności: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, porządkowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, przesyłanie (w tym do KSeF) oraz usuwanie.
4. Powierzenie obejmuje dane zwykłe: dane identyfikacyjne (w tym imię i nazwisko, firmę, NIP), dane adresowe i kontaktowe oraz dane zawarte w treści dokumentów wprowadzanych do Serwisu. Kategorie osób, których dane dotyczą, to: kontrahenci Użytkownika będący osobami fizycznymi, osoby reprezentujące kontrahentów, pracownicy i współpracownicy Użytkownika lub jego kontrahentów oraz inne osoby, których dane Użytkownik wprowadzi do Serwisu. Użytkownik zobowiązuje się nie wprowadzać do Serwisu danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 10 RODO).
5. Operator zobowiązuje się:
   1. przetwarzać powierzone dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika — co dotyczy również przekazywania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej — chyba że obowiązek taki nakłada na Operatora prawo Unii lub prawo polskie; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Operator informuje Użytkownika o tym obowiązku, o ile prawo nie zabrania udzielenia takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny; za udokumentowane polecenie uważa się Umowę, Regulamin oraz dyspozycje składane przez Użytkownika w Serwisie;
   2. niezwłocznie informować Użytkownika, jeżeli w ocenie Operatora wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów o ochronie danych osobowych;
   3. zapewnić, by osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegały ustawowemu obowiązkowi jej zachowania — zarówno w trakcie zatrudnienia lub współpracy, jak i po ich ustaniu — oraz udzielać dostępu do danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług;
   4. stosować środki techniczne i organizacyjne wymagane na podstawie art. 32 RODO, o których mowa w ust. 6;
   5. w miarę możliwości i z uwzględnieniem charakteru przetwarzania pomagać Użytkownikowi w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (art. 12–22 RODO), oraz z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO; Operator niezwłocznie przekazuje Użytkownikowi każde otrzymane żądanie osoby, której dane dotyczą, odnoszące się do powierzonych danych, i nie odpowiada na nie samodzielnie, chyba że został do tego upoważniony przez Użytkownika;
   6. informować Użytkownika o stwierdzonym naruszeniu ochrony powierzonych danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia naruszenia, przekazując — w miarę ich dostępności, także sukcesywnie — informacje niezbędne do zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu, w tym opis charakteru naruszenia (w miarę możliwości ze wskazaniem kategorii i przybliżonej liczby osób oraz wpisów danych, których naruszenie dotyczy), jego możliwe konsekwencje oraz środki zastosowane lub proponowane w celu zaradzenia naruszeniu i zminimalizowania jego skutków, a także współdziałać z Użytkownikiem w wyjaśnieniu okoliczności naruszenia;
   7. prowadzić rejestr kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Użytkownika (art. 30 ust. 2 RODO);
   8. udostępniać Użytkownikowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwiać przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji — w rozsądnych odstępach czasu lub w razie wystąpienia oznak niespełniania tych obowiązków, w formie pisemnej albo, gdy jest to niezbędne, w miejscu przetwarzania, w terminie uzgodnionym z Operatorem i w sposób nienaruszający tajemnicy przedsiębiorstwa Operatora ani praw innych Użytkowników; podejmując decyzję o audycie, Użytkownik może uwzględnić certyfikacje posiadane przez Operatora oraz wyniki wcześniejszych audytów;
   9. niezwłocznie informować Użytkownika o postępowaniach, w szczególności administracyjnych lub sądowych, oraz o decyzjach lub orzeczeniach dotyczących powierzonych danych, a także o tym, że Operator nie jest w stanie zapewnić zgodności przetwarzania z niniejszym paragrafem lub z RODO;
   10. po zakończeniu świadczenia usług — zależnie od decyzji Użytkownika — usunąć powierzone dane lub umożliwić ich zwrot (eksport), a następnie usunąć istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo polskie nakazuje ich dalsze przechowywanie; w braku decyzji Użytkownika w terminie 30 dni od rozwiązania Umowy dane zostają usunięte, a na żądanie Użytkownika Operator potwierdza ich usunięcie.
6. Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, a także ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Operator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku, w tym w stosownym przypadku: szyfrowanie transmisji danych (SSL/TLS) oraz pseudonimizację lub szyfrowanie danych osobowych, zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania, zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego (w tym kopie zapasowe), regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności tych środków, a także kontrolę dostępu do danych oraz identyfikację i autoryzację użytkowników systemów.
7. Użytkownik, jako administrator powierzanych danych, zobowiązuje się: realizować wobec osób, których dane wprowadza do Serwisu, obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 i 14 RODO; wydawać dyspozycje dotyczące przetwarzania zgodnie z RODO; a także niezwłocznie informować Operatora o żądaniach osób, których dane dotyczą, oraz o postępowaniach lub rozstrzygnięciach dotyczących powierzonych danych, jeżeli mają lub mogą mieć wpływ na wykonywanie Umowy.
8. Użytkownik wyraża ogólną zgodę na dalsze powierzenie przetwarzania danych podmiotom, z których usług Operator korzysta przy prowadzeniu Serwisu, w szczególności dostawcom hostingu i infrastruktury serwerowej, kopii zapasowych, poczty elektronicznej oraz usług powiadomień push. Aktualny wykaz podmiotów, którym dalej powierzono przetwarzanie, Operator udostępnia w Serwisie lub na żądanie Użytkownika. O zamiarze zmiany takiego podmiotu (dodania lub zastąpienia) Operator informuje z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem; Użytkownik może wnieść sprzeciw, przy czym sprzeciw uniemożliwiający dalsze świadczenie usług uprawnia każdą ze stron Umowy do jej wypowiedzenia. Operator nakłada na te podmioty, w drodze umowy, obowiązki ochrony danych co najmniej takie, jak wynikające z niniejszego paragrafu, i odpowiada za ich działania i zaniechania jak za własne; Operator nie może powoływać się na działanie podmiotu, któremu dalej powierzono przetwarzanie, w celu uniknięcia własnej odpowiedzialności. Na żądanie Użytkownika Operator udostępnia kopię umowy dalszego powierzenia, przy czym w zakresie niezbędnym do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa lub informacji poufnych jej treść może zostać częściowo zredagowana.
9. Powierzone dane są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Przekazanie danych poza EOG może nastąpić wyłącznie z zapewnieniem zabezpieczeń wymaganych w rozdziale V RODO, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych; informację o stosowanym mechanizmie przekazania Operator udostępnia wraz z wykazem, o którym mowa w ust. 8.
10. Jeżeli Operator nie jest w stanie zapewnić zgodności przetwarzania z niniejszym paragrafem lub z RODO albo narusza te postanowienia, Użytkownik może wstrzymać wprowadzanie danych do Serwisu do czasu przywrócenia zgodności, a także wypowiedzieć Umowę na zasadach określonych w § 14 ust. 1.
11. Strony odpowiadają za przetwarzanie powierzonych danych zgodnie z RODO, w tym z art. 82 RODO; ograniczenia i wyłączenia odpowiedzialności przewidziane w Regulaminie nie naruszają odpowiedzialności wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych.
12. Jeżeli Użytkownika i Operatora wiąże odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, w szczególności zawarta w związku z umową o świadczenie usług księgowych, w zakresie w niej uregulowanym postanowienia tej umowy mają pierwszeństwo przed postanowieniami niniejszego paragrafu.

§ 11. Własność intelektualna

1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Serwisu, w tym do jego kodu źródłowego, interfejsu graficznego, logotypów i dokumentacji, przysługują Operatorowi.
2. Użytkownik nie nabywa żadnych praw własności intelektualnej do Serwisu poza niewyłącznym i nieprzenoszalnym prawem do korzystania z niego zgodnie z Regulaminem, przez czas trwania Umowy.
3. Dane i dokumenty wprowadzone przez Użytkownika do Serwisu pozostają w dyspozycji Użytkownika; Operator przetwarza je wyłącznie w celu świadczenia usług, zgodnie z Regulaminem.

§ 12. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Serwisu można składać pocztą elektroniczną na adres: serwis@bilansplus.org.
2. Reklamacja powinna zawierać dane identyfikujące Użytkownika (w tym adres e-mail przypisany do Konta), opis problemu oraz — w miarę możliwości — datę i okoliczności jego wystąpienia.
3. Operator rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania, na adres e-mail, z którego reklamacja została wysłana, chyba że Użytkownik wskaże inny adres. Jeżeli reklamacja nie zawiera danych niezbędnych do jej rozpatrzenia, Operator zwraca się o ich uzupełnienie, a termin, o którym mowa w zdaniu pierwszym, liczy się od dnia doręczenia uzupełnionej reklamacji.
4. Operator ponosi wobec Użytkownika będącego Konsumentem lub PnPK odpowiedzialność za brak zgodności świadczonej usługi z Umową na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. z 2022 r. poz. 2337 ze zm.). Reklamacja może zostać złożona przez Konsumenta lub PnPK w szczególności pocztą elektroniczną na adres: serwis@bilansplus.org albo pisemnie na adres siedziby Operatora wskazany w § 1 ust. 3; do jej rozpatrzenia stosuje się ust. 3.
5. Skorzystanie z procedury reklamacyjnej jest dobrowolne i nie wyłącza ani nie ogranicza uprawnień Użytkownika wynikających z przepisów prawa. Za zgodą obu stron spór może zostać poddany mediacji lub innej pozasądowej metodzie jego rozwiązania.

§ 13. Odstąpienie od Umowy przez Konsumenta i PnPK

1. Użytkownik będący Konsumentem lub PnPK może odstąpić od Umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podania przyczyny, składając Operatorowi oświadczenie o odstąpieniu, np. pocztą elektroniczną na adres: serwis@bilansplus.org. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.
2. W przypadku odstąpienia Umowę uważa się za niezawartą, a Konto podlega usunięciu; § 14 ust. 4 stosuje się odpowiednio.
3. Jeżeli Użytkownik będący Konsumentem lub PnPK zażądał rozpoczęcia świadczenia odpłatnych usług przed upływem terminu do odstąpienia, w razie odstąpienia ma obowiązek zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia, w wysokości proporcjonalnej do zakresu spełnionego świadczenia, obliczonej według Cennika. Pozostała część uiszczonej opłaty podlega zwrotowi w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu, przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty, jakiego użył Użytkownik, chyba że wyraźnie zgodził się na inny sposób zwrotu.

§ 14. Wypowiedzenie Umowy i usunięcie Konta

1. Użytkownik może w każdym czasie wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym i zażądać usunięcia Konta, przesyłając żądanie pocztą elektroniczną na adres: serwis@bilansplus.org lub korzystając z odpowiedniej funkcji Serwisu, jeżeli jest dostępna. Opłata za rozpoczęty okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi, z zastrzeżeniem § 13 oraz bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
2. Operator może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia z ważnych przyczyn, którymi są:
   1. naruszenie przez Użytkownika postanowień Regulaminu;
   2. korzystanie z Serwisu w sposób niezgodny z prawem lub naruszający prawa osób trzecich;
   3. podanie nieprawdziwych danych podczas rejestracji lub brak ich aktualizacji;
   4. nieaktywowanie Abonamentu ani niezawarcie umowy o świadczenie usług księgowych po zakończeniu Okresu próbnego — w trybie określonym w § 6 ust. 5;
   5. opóźnienie w zapłacie opłat przekraczające 30 dni pomimo wezwania, zgodnie z § 6 ust. 7;
   6. zakończenie prowadzenia Serwisu przez Operatora — w takim przypadku okres wypowiedzenia wynosi 30 dni.
3. W przypadku rażącego naruszenia prawa lub Regulaminu Operator może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, po uprzednim wezwaniu Użytkownika do zaprzestania naruszeń, chyba że charakter naruszenia uniemożliwia dalsze świadczenie usług.
4. Przed usunięciem Konta Użytkownik może pobrać z Serwisu zgromadzone dane, w szczególności Faktury. Po usunięciu Konta dane Użytkownika zostają usunięte zgodnie z § 10 ust. 5 pkt 10, z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym dotyczących przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej.

§ 15. Zmiany Regulaminu

1. Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, którymi są w szczególności:
   1. zmiana przepisów prawa lub ich wykładni mająca wpływ na treść Regulaminu lub działanie Serwisu;
   2. zmiany w KSeF lub w innych systemach zewnętrznych, z którymi współpracuje Serwis;
   3. zmiana zakresu lub sposobu świadczenia usług, w tym dodanie, zmiana lub wycofanie funkcjonalności;
   4. zmiana wysokości kosztów świadczenia usług uzasadniająca zmianę Cennika;
   5. względy bezpieczeństwa lub przeciwdziałanie nadużyciom;
   6. konieczność usunięcia omyłek lub niejasności albo dostosowania Regulaminu do orzeczeń, decyzji lub zaleceń właściwych organów.
2. O zmianie Regulaminu Operator informuje Użytkowników za pośrednictwem Serwisu lub pocztą elektroniczną, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, udostępniając nową treść Regulaminu.
3. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym do dnia wejścia zmian w życie. Dalsze korzystanie z Serwisu po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

§ 16. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym dla Umowy jest prawo polskie. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach konsumenta oraz RODO.
2. Spory wynikające z Umowy rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora. Postanowienie to nie ma zastosowania do Użytkownika będącego Konsumentem lub PnPK — w takim przypadku właściwość sądu określają przepisy powszechnie obowiązujące.
3. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
4. Regulamin w niniejszej wersji wchodzi w życie z dniem opublikowania w Serwisie, a wobec Użytkowników, których wiąże dotychczasowy regulamin — po upływie 14 dni od poinformowania ich o zmianie, zgodnie z § 15.